2007/07/19

新卒社員の為の一番簡単な議事録の書き方

働き始めてからというもの、会議がかなり多い事に驚かされます。多分どの業種でもそうなのかもしれませんが、管理職になると朝から晩まで会議というのも珍しい話しではないです。そういう会議に同行すると、新入社員は会議の議事録を書くことになるかと思いますが、さてどう書いたらよいものか?という壁にぶち当たると思います。

そこで今回は、僕が仕事の現場で使っている議事録のテンプレートをご紹介してみます。書き方のマニュアルはいろいろと出ているかもしれませんが、これをベースに自分のやりやすい方法を見つけるきっかけにでもなればと思います。

<議事録テンプレート>
-------------------------------------------------------
日付:X月Y日
場所:○○会議室
参加者:第一設計部 XXX主任、XXX氏
第二設計部 NNN部長、自分の名前(記)

目的:XX製品のYYに関する仕様を決める
決定事項:
  ・類似するZZ製品のデータを採取後に仕様を決定する
宿題事項:
  ・ZZ製品のデータ採取(第一設計部)

議事詳細:(☆)は宿題事項
  ・他の製品での代用は可能か?
   →仕様が違うので難しい
    →しかしベースは同じなので少ない変更で済む可能性あり
     →ZZ製品のデータが無いので採取必要(☆)
  ・AA製品はどうか?
   →完全に違うものなので使う事ができない
-------------------------------------------------------

以上が僕が使う議事録のテンプレートです。

以下でポイントをご説明します。

目的・決定事項・宿題事項までを1ページに納める
議事録を細かく書くのは大事ですが、ポイントを抑えるのはもっと大事です。皆さん忙しいので、議事録を渡しても最初の1ページしか読んでくれません。なので、最初の一ページでその会議のインプットとアウトプットが全て分かる様にしましょう。また、ここまで書いたら、詳細を書く前に上司・同僚に見せて内容確認してもらいましょう。ここで間違っていると、議事録の意味をなさないので、慎重に確認しながら進めてください。

議事詳細も簡潔に
2ページ目からは議事の詳細を書きます。詳細を書く時は、会話のトピックを押さえて箇条書きにしましょう。「→」でインデントするのは、僕がよくやる手法で、会話の流れが箇条書きでも捉えることができるので便利です。トピック毎に分岐させていくと、「なぜそういう結論になったのか」、「違うことは検討しなかったのか」など、後から見て話しの経緯が分かりやすくなります。

誰が何を言ったか書くのは不要
議事詳細に誰が何を言ったかを書く人がいますが、見返してみると「あなたがこれを言ったでしょう」という証拠を突きつけられてる気分がして、読む側も気分が悪くなります。あくまで、ある「事象」に対して、「みんな」で解決方法を考えるのが会議なので、「誰がなにを言ったか」というよりは、「どういう流れでどういう結論になったか」に焦点を当てるべきです。最終的に「決定事項」でお互いの同意が確認できて、「宿題事項」でそれぞれの分担がわかればそれで良いと思います。

なるべく正式文書として発行する
Emailなどで手っ取り早く配信してしまうケースもありますが、なるべく正式文書として発行する様にしましょう。無論、上司に承認をもらうプロセスを踏まなければならず面倒ですが、確実な証拠として残すには正式に発行するのが一番です。同様の会議が以前にもあった場合には、それらの議事録ともリンクできるようにしておくと、プロジェクトの進行を後で見返す時に便利だったりします。

<関連記事>
残業時間を月40時間減らすLifehack
最強のDecision Makerとなる方法
無能なエンジニアの特徴

<追伸>
前回書いた記事はちょっと女性に不評だったようです。この時点で僕は不特定多数の女性に対する第一印象を悪くしてしまいましたが、記事を読んで共感していただいた男性の方々は、僕の屍を越えてぜひ素晴らしい出会いを掴んでもらいたい。俺の死を無駄にするな!